TRIX Work: สั่งงานและติดตามงานทีม

TRIX Work ให้หัวหน้าสั่งงานลูกทีม แล้วเห็นได้ทันทีว่า งานค้างที่ใคร ใครงานเยอะ ใครโหลดเกิน ที่อยู่สำหรับเข้าระบบได้จากผู้ดูแลองค์กรของคุณ (มาพร้อมลิงก์เชิญ) เปิดในมือถือแล้วเลือก "เพิ่มไปยังหน้าจอหลัก" ใช้ได้เหมือนแอป

1. เริ่มต้น

• เข้าระบบ ด้วยอีเมลและรหัสผ่าน สมาชิกใหม่เข้าทางลิงก์เชิญที่แอดมินส่งให้ (ใช้ได้ครั้งเดียว หมดอายุใน 7 วัน) แล้วตั้งรหัสผ่านเอง
• ลืมรหัสผ่าน กด "ลืมรหัสผ่าน" ที่หน้า login ระบบส่งรหัส 6 หลักไปทาง Telegram ที่เชื่อมไว้หรืออีเมล ใช้ได้ 15 นาที ถ้าไม่ได้เชื่อมไว้ให้แอดมินตั้งรหัสใหม่ให้
• เปลี่ยนรหัสผ่าน กดชื่อมุมขวาบน แล้วไปที่ "บัญชีของฉัน"
• หลายองค์กร บัญชีเดียวอยู่ได้หลายองค์กร กด "สลับ / เพิ่มองค์กร" ใต้ชื่อองค์กรในเมนูซ้าย บทบาทและทีมแยกตามองค์กร

2. วงจรของงาน

สั่งงาน --> กดรับ --> กำลังทำ --> ส่งตรวจ --> อนุมัติ (เสร็จ)
                                    \-> ส่งกลับให้แก้

1. สั่งงาน ปุ่ม "+ สั่งงาน" เรียงคนจากว่างที่สุด และเตือนถ้าสั่งแล้วคนนั้นจะเกินชั่วโมงทำงานต่อสัปดาห์
2. กดรับ ผู้รับงานกดรับเพื่อบอกว่าเห็นแล้ว ถ้าไม่กดรับเกินเวลาที่กำหนด ระบบเตือนทั้งสองฝั่ง
3. ทำงาน ติ๊ก checklist บันทึกชั่วโมงที่ใช้จริงรายวัน แนบไฟล์ (แยกเป็นฉบับ v1, v2 ตามรอบส่ง)
4. ส่งตรวจ ผู้สั่งงานอนุมัติ หรือส่งกลับพร้อมเหตุผล งานแม่ปิดไม่ได้ถ้างานย่อยยังไม่เสร็จ

ทุกงานมีคนที่ต้องลงมือตอนนี้ (ผู้รับงาน หรือผู้สั่งงานเมื่อส่งตรวจ) พร้อมเวลาค้าง สีเปลี่ยนเมื่อค้างเกิน 1 และ 3 วัน

3. กติกาที่ระบบบังคับ

• แก้งานได้เฉพาะผู้รับงาน คนอื่นรวมถึงหัวหน้ากด "ขอแก้ไข" แล้วรอผู้รับงานอนุมัติ (บนเว็บหรือปุ่มใน Telegram)
• มอบหมายต่อ ได้เฉพาะผู้รับงานของงานแม่ และให้ได้เฉพาะคนในทีมเดียวกัน
• อนุมัติหรือส่งกลับ ได้เฉพาะผู้สั่งงาน
• ไฟล์ อัปโหลดได้เฉพาะผู้รับงาน ไฟล์ที่ส่งตรวจแล้วลบไม่ได้
• ยกเลิก เปิดใหม่ ย้ายผู้รับงาน ได้เฉพาะผู้สั่งงานหรือแอดมิน ต้องใส่เหตุผลทุกครั้ง ผู้รับคนใหม่ต้องกดรับใหม่
• คอมเมนต์ แก้หรือลบของตัวเองได้ภายใน 24 ชั่วโมง บันทึกของระบบแก้ไม่ได้
• คนลาออก ปิดบัญชีไม่ได้ถ้ายังถืองานค้าง ต้องเลือกผู้รับช่วงก่อน

4. เครื่องมือในงาน

5. ดูภาพรวม

• กระดานทีม คอลัมน์ละคน เห็นกองงานตรงหน้าแต่ละคน
• ภาระงาน ชั่วโมงประมาณเทียบกับชั่วโมงทำงานต่อสัปดาห์ แถบเขียว เหลือง แดง บอกใครงานล้น ใครยังว่าง
• ปฏิทิน ตารางรายเดือนตามวันกำหนดส่ง พร้อมวันลา
• ค้นหาและรายงาน ค้นจากชื่อ รายละเอียด หรือ #เลขงาน กรองตามคน โปรเจกต์ สถานะ ดาวน์โหลด CSV และดูรายงานผลงานรายคน
• ทำหลายงานพร้อมกัน เลือกงานในหน้าค้นหาแล้วกดรับ ย้ายผู้รับงาน เลื่อนวันส่ง ติดป้าย หรือยกเลิกทีเดียว
• สรุปเช้า 08:00 หัวหน้าได้รายการที่ต้องตาม: ค้างเกิน 3 วัน งานล้น เกินกำหนด ยังไม่กดรับ รอตรวจ

6. โปรเจกต์และการแชร์

• โปรเจกต์ใหม่เริ่มเป็น Private เห็นเฉพาะเจ้าของและสมาชิก เพิ่มสมาชิกได้ที่ "สมาชิกและการแชร์"
• Public เห็นทุกคนในองค์กร ไม่มีลิงก์สาธารณะบนอินเทอร์เน็ต
• แชร์ให้องค์กรอื่นด้วยรหัสองค์กรปลายทาง ปลายทางอ่านงาน คอมเมนต์ และไฟล์ได้อย่างเดียว ไม่เห็นเอกสารการเงิน
• เมื่อทุกงานปิดแล้วเก็บโปรเจกต์เข้าคลังได้ ประวัติยังเปิดดูได้และนำกลับมาใช้ได้

7. สั่งงานด้วยข้อความ

ช่อง "พิมพ์สั้น ๆ" บนเว็บและแชตบอท Telegram รับข้อความเดียวแล้วสร้างงานให้ (มีพรีวิวก่อนสร้าง)

สั่ง ธนกร สรุปยอดขาย ส่งศุกร์ 4ชม. ด่วน
- รวบรวมยอดสาขา
- ทำกราฟ

บรรทัดที่ขึ้นต้นด้วย - เป็น checklist

LINE OA ของ TRIX

คุยส่วนตัวกับ OA ใช้คำเหล่านี้ (n = เลขงาน)

ระบบแจ้งเตือนงานส่งทาง LINE และส่งสรุปงานค้างตอนเช้า

Telegram

• เชื่อมบัญชี กรอกเบอร์ในเว็บ กดลิงก์เปิดบอท กด Start แล้วกด "แชร์เบอร์โทร" ถ้าแอดมินลงเบอร์ไว้แล้ว แค่กด Start และแชร์เบอร์
• ในแชตส่วนตัว กดรับงานด้วยปุ่ม ตอบข้อความงานด้วยไฟล์เท่ากับแนบไฟล์ ตอบด้วยข้อความเท่ากับคอมเมนต์ พิมพ์ "ส่งตรวจ" หรือ "ติดปัญหา ..." ได้ คำสั่ง /mytasks ดูงานของตัวเอง
• ในกลุ่มทีม /tasks งานของทีม /overdue งานเกินกำหนด /stuck งานที่ติดปัญหา
• แจ้งเตือนอัตโนมัติ งานใหม่ คำขอแก้ไข (มีปุ่มอนุมัติ) ส่งตรวจ ส่งกลับ อนุมัติ ใกล้ครบกำหนด 24 ชั่วโมง และสรุปเช้า

8. เอกสารการเงิน

เมนู เอกสารการเงิน ออกใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบวางบิล ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี ใบสำคัญรับ ใบสำคัญจ่าย และหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย 50 ทวิ

1. กรอกคู่ค้า รายการ จำนวน ราคา (ก่อน VAT) ส่วนลด VAT และหัก ณ ที่จ่าย ระบบคำนวณยอดให้ เลือกคู่ค้าและชุดงานพร้อม BOQ จากสมุดกลางได้
2. บันทึกฉบับร่าง แล้วตรวจ PDF
3. กด ออกเอกสาร ระบบให้เลขรูปแบบ ชื่อย่อ-ปี-ลำดับ เช่น TRIX-26-031 ทุกประเภทใช้ลำดับร่วมกันภายในปี
4. เอกสารที่ออกแล้วแก้หรือลบไม่ได้ ใช้ ยกเลิก พร้อมเหตุผลแทน และสร้างเอกสารต่อเนื่อง (เช่น จากใบเสนอราคาเป็นใบแจ้งหนี้) ได้จากหน้าเอกสาร

สมาชิกสร้างและแก้ฉบับร่างของตัวเองได้ หัวหน้าและแอดมินออกหรือยกเลิกเอกสารได้ ข้อมูลหัวบิล โลโก้ บัญชีธนาคาร และผู้ลงนาม แอดมินตั้งได้ที่ "ข้อมูลองค์กร"